صفحه اصلی / اصول نوشتن نامه اداری به زبان خارجی+نمونه

اصول نوشتن نامه اداری به زبان خارجی+نمونه

نامه نگاری

در قدیم استفاده از نامه ها و حال و احوال کردن به وسیله ی فرستادن نامه خیلی مرسوم بود به طوری مردم اگر برای یک دیگر دل تنگ می شدند و می خواستند جویای احوال یک دیگر شوند برای هم نامه می نوشتند و روز ها و حتی ماه ها برای دریافت جواب آن نامه به انتظار می نشستند اما کم کم با آمدن شبکه های اجتماعی و فضاهای مجازی این کار جذاب به یک نوستالژی تبدیل شد البته طوری که با آوردن نام نامه یک لبخند گذرا بر لب مردم می نشیند البته این روش ارتباطی کاملا منسوخ نشده است و شما ممکن تست بار ها و بارها نامه برای دوستان خود نوشته باشید که فقط برخی از ویژگی های نامه های قدیمی را ندارد اما خیلی از افراد برای کار های اداری خود هنوز هم نامه هایی به صورت رسمی و غیر رسمی نوشته می شوند که یا به صورت نامه هایی در کاغذ ها نوشته می شود یا به صورت ایمیل فرستاده می شود.

تفاوت بین نامه های رسمی و غیر رسمی در چیست؟

نامه های غیر رسمی

همان طور که می دانید نامه هایی هستند که معمولا مخاطب های آنان دوستان، خویشاوندان و کسانی هستند که با شما ارتباط دلی نزدیکی دارید اما مسافت بین شما فاصله ایجاد کرده است و معمولا شامل نشانی فرستنده، نشانی گیرنده، تاریخ ، مقدمه ، بدنه اصلی ، بند پایانی و در آخر امضاء است و متن و به اصطلاح بدنه ی نامه ی دوستانه و غیر رسمی شما شامل حال و احوال دوستانه است و این که از آن فرد خبر بگیرید و این که بپرسید چه می کند و آیا همه چیز رو به راه است؟و هر چه که سبب شده برای ان فرد نامه بنویسید را برای آن باز گو می کنید و در آخر آن فرد را تشویق می کنید که پاسخ نامه تان را بدهد و زیاد شما را منتظر نگذارد و در متن این نوع نامه شما مستلزم رعایت هیچ گونه باید ها و نباید ها نیستید و کسی به شما نمی گوید برای شروع آن از چه چیزی استفاده کنید و درون آن چه بنویسید.

نامه های رسمی

در نامه رسمی دیگر مخاطب شما دوست یا فامیل شما نیست که شما هر چه می خواهید در آن بنویسید و در متن این نامه باید آداب خاصی را رعایت کنید و در نگارش آن نکاتی را باید رعایت کنید و متن نامه فاقد هرگونه خط خوردگی باشد و از زیاده گویی باید پرهیز شود و معمولا هدف خاصی در پی نوشتن این نامه ها وجود دارد به گونه ای که یک خبر و دستور را به فرد مورد نظر ابلاغ می کند و مانند نامه های غیر رسمی صرفا برای رفع دل تنگی نیست و حتی می شود در پاسخ یک نامه ی دیگر باشد که باید در ابتدای آن ذکر کنید که این نامه در پاسخ کدام نامه و با شماره ی چند است

بیشتر بدانید : همه چیز درباره ترجمه رسمی و غیررسمی

نکاتی که در نامه های اداری باید رعایت شود

خب همان طور که می دانید نامه ها معمولا یا نامه رسمی و یا غیر رسمی هستند که طبیعی است با یک دیگر تفاوت هایی داشته باشند پس باید نکاتی در نامه های اداری رعایت کنیم که بسیار مهم است‌. دقت کنید که اگر برای یک اداره و ارگان دولتی نامه می نویسید و متن نوشته و نامه ی شما عامیانه و معمولی باشد این کار یک نوع توهین به حساب می آید فکر کنید شما به یک فرد دارای مقام نامه بنویسید ” سلام حالت خوب است؟ چه خبر؟” به نظرتان عکس العمل آن فرد چگونه است؟ پس با رعایت یک سری نکات ریز و درشت می توانید یک نامه ی اداری معقول بنویسید. توجه کنید در نامه های اداری چه فرد خواننده ی نامه بالا دست شما باشد چه هم رده و یا زیر دست شما باشد متن نامه باید با رعایت ادب همراه باشد زیرا این مودبانه صحبت کردن شما باعث می شود کسی که نامه ی شما را می خواند به متن نامه شما توجه کند و این به نفع شما است.

دیگر نکات قابل توجه در متن یک نامه اداری

نامه های اداری باید عاری از هر گونه غلط املایی باشد و در این نامه ها به هیچ وجه از کلمات و اصطلاحات عامیانه استفاده نکنید .توجه کنید این که می گوییم نامه های اداری مودبانه باشند شما نباید از طرف مقابل تعریف و تمجید بی جا کنید و این کار سبب طولانی شدن متن نامه شود و از حشو و به کار بردن کلمات اضافی خود داری کنید . نامه اداری شما به صورت اینترنتی فرستاده می شود باید اندازه قلم آن مناسب و قابل خواندن باشد و اگر بر روی کاغذ می نویسید از سمت راست کاغذ شروع کنید و در حاشیه ی کاغذ ننویسید و سعی کنید با خطی خوانا آن را بنویسید هم چنین نامه تان نباید خط خوردگی داشته باشد و متن و گویش نامه هر چه صریح تر و رسا تر باشد بهتر است.

متناسب با فرد گیرنده ی نامه متن نامه را شروع کنید

برای شروع هر نامه ی اداری پس از نوشتن نام و بردن یاد خداوند ، تاریخ نوشتن نامه و شماره باید متن را متناسب با مقام آن فرد مخاطب بنویسید . اگر قرار است نامه مورد نظر به یک فرد بالا دست برسد بهتر است از عبارت ” به استحضار می رساند” استفاده کنید و اگر نامه را برای اداره و یا کسی که هم رده ی شما و در یک بخش و یک اداره ی دیگر است می نویسید از اصلاح ” به آگاهی می رساند ” استفاده کنید اما اگر خواننده متن زیر دست شما است و این نامه برای دستور انجام کاری است و یا اطلاعاتی را می خواهید در اختیار آن فرد قرار دهید از عبارت ” به اطلاع می رساند ” استفاده کنید و به این نکته توجه کنید که در متن نامه باید پست و مقام شغلی فرد گیرنده حتما در نظر گرفته شود و متناسب با آن متن را شروع کنید.

تفاوت نگارش نامه اداری در کاغذ و یا نگارش نامه به صورت ایمیل

اگر قصد دارید نامه ی خود را به سبک قدیم نگارش کنید و از کاغذ برای نوشتن نامه اداری کمک می گیرید رنگ خودکار شما بسیار مهم است و بهتر است از خودکار آبی استفاده کنید و به هیچ عنوان از خودکار های رنگی مانند قرمز ، سبز ، صورتی و… اصلا استفاده نکنید و از یک کاغذ مناسب و تمیز برای نوشتن نامه استفاده کنید و پس از اتمام نوشتن نامه یک خط جای بگذارید و سمت چپ کاغذ نامه را مهر و امضاء کنید و هم چنین تاریخ نوشتن نامه را بنویسید اما اگر نامه اداری را به وسیله اینترنت و به صورت ایمیل می فرستید بهتر است از رنگ مشکی یا رنگ های ملایم مثل آبی استفاده کنید و به فونت نوشته ها توجه کنید زیرا اگر همه ی متن نامه را با فونت بزرگ بنویسید یک توهین محسوب می شود . علاوه براین نکات توجه کنید چه نامه به صورت ایمیل و چه به صورت قدیمی نوشته شود باید از نشانه های قرار دادی مانند ویرگول، نقطه و .. درست و به جا استفاده کنید.

اصول نوشتن نامه اداری به زبان خارجی

معمولا برخی از افراد به خاطر ترسی که از گرامر دارند معمولا فکر می کنند نوشتن نامه اداری به زبان خارجی یک کار دشوار است در صورتی که این گونه نیست . از آن جایی که زبان انگلیسی بک زبان بین المللی است و معمولا برای نوشتن نامه های خارجی از این زبان استفاده می شود ما اصول نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی را بررسی می کنیم . البته نامه های اداری به سایر زبان ها نیز نوشته می شود که بستگی به زبان آن فرد خواننده نامه و کشور آن دارد

Business Letter

Business Letter با همان نوشتن نامه اداری انگلیسی شاید به ظاهر کار دشواری به نظر برسد اما این گونه نیست زیرا در نامه های اداری که به زبان انگلیسی نوشته می شوند دیگر از زیاده گویی خبری نیست و مطلب را به صورت مستقیم بیان کنید . یکی از اصول این نامه نوشتن ها این است که هر چه زبان نامه اداری شما روان تر و ساده تر باشد قطعا شما نامه ی بهتری خواهید داشت . نکته ی قابل توجه دیگر این است که باید برای آقایان از کلمه ی mr به همراه نام خانوادگی فرد مورد نظر استفاده کنید و اگر مطمئن هستید که مخاطب شما یک خانم است علاوه بر ms و نام خانوادگی از کلمه ی Dear نیز حتما استفاده کنید و اگر نام و نام خانوادگی فرد مورد نظر را نمی دانید ازmodam، Dear sir و .. استفاده کنید

باید ها و نباید ها در متن نامه های اداری خارجی

درست است که در نامه نگاری های اداری انگلیسی معمولا از زیاده گویی پرهیز می شود و کلا خارجی ها بر عکس ما ایرانی ها خون سرد تر هستند اما باید دقت کنید که نوشته ی شما خیلی سرد و بی روح نباشد مثلا سعی کنید از عبارتTo whom it may concorn ( قابل توجه فرد مربوطه) استفاده نکنید زیرا این عبارت خیلی مناسب نیست و دیگر خیلی خشک است و اگر متن نامه را برای درون سازمان می نویسید از عناوین شغلی نیز می توانید استفاده کنید . اگر در نامه ب خود یک خبر بد دد زد با می خواهید به آن فرد بگویید خواسته و پیشنهاد او رد شده است در همان پاراگراف اول آن را بیان نکنید بهتر است این اخبار نا خوشایند را در پاراگراف دوم بیان کنید.

نامه های اداری خارجی را چگونه شروع کنیم ؟

بیشتر نامه های اداری خارجی( انگلیسی) را با یک سلام و ادای احترام ساده شروع کنید و اصلا از احوال پرسی های طولانی استفاده نکنید زیرا شما یک نامه معمولی نمی نویسید و این نامه را برای دوست خود که نامه نمی نویسید حتی ممکن است مخاطب نامه تان را هرگز ندیده باشید و از کلمه هایDear Mr…, Dear Ms …, Dear sir , Dear modam و … کمک بگیرید و پس از آن از چند جمله ی مختصر هدف از نوشتن نامه اداری را بازگو کنید مثلا بنویسید I’mwriting to enquire about … و دیگر جمله های این مدلی استفاده کنید و در ادامه این عبارت ها اصل موضوع را مختصر و به طور کلی بیان کنید و اگر متن نامه تان کوتاه بود اصلا نگران نشوید هر چه نامه کوتاه تر باشد بهتر است و در بخش آخر نامه اداری می توانید اگر نیاز است اطلاعاتی از خود مانند شماره تماس تان را ضمیمه نامه کنید و در آخر از عبارات Thank you , Best of Luck , warm regard , sincerely و… استفاده کنید.

با رعایت چه نکاتی نامه خود را تاثیر گذار و جذاب کنید

1- برای مخاطب آقا ازDear mr … و اگر مخاطب شما خانم است از Dear ms.. استفاده کنید
2- نامه ی اداری شما تا حد امکان مختصر و مفید باشد.
3- نامه خود را یک بار مرور کنید که غلط املایی و یا غلط گرامری نداشته باشد.
4- فرمت درست نامه ی اداری خارجی را رعایت کنید.
5- حتی اگر متن نامه تان شکایت است باید نامه اداری شما مودبانه باشد.
6- در نامه ی اداری خارجی حتما از تاریخ استفاده کنید و برای دوری از سو تفاهم ها از نوشتن تاریخ عددی بپرهیزید.
7- سوالات خود را مستقیم بپرسید و از سوالات نا مفهموم بپرهیزید.

قیمت ترجمه مقاله های دانشجویی

ترجمه مقاله ها و نوشتن نامه های اداری به زبان خارجی از آن دسته کار هایی هستند که اگر بلد باشید انجام دهید می توانید با آن پول در آورید .شرکت های ترجمه ی زیادی هستند که یک پل ارتباطی بین مترجم ها و صاحب پروژه هستند .شرکت های ترجمه با همکاری مترجم ها و متخصص هایی که دارند متن ها را به سه دسته عمومی، تخصصی و تخصصی ویژه تقسیم می کنند و عواملی مانند تعداد صفحاتی که قرار است از فارسی به انگلیسی ترجمه شود ، تعداد کلمات ، زمان تحویل متن ترجمه شده در قیمت ترجمه متن تاثیر دارد علاوه بر این ها برخی شرکت ها تخفیفاتی برای مشتریان عزیز در نظر می گیرند تا خدمات بیشتری به شما مشتری عزیز ارائه دهند و نوع این ترجمه ها نیز تعیین کننده ی قیمت ترجمه فارسی به انگلیسی است مثلا ترجمه ها را به ۳ دسته طلایی، نقره ایی و برنز تقسیم می شوند.

ترجمه طلایی

اگر متن و موضوع مورد نظر شما یک متن کاملا تخصصی باشد و نیاز به ترجمه تخصصی دارد شرکت مورد نظر متن شما را برای ترجمه تخصصی این مطلب ها را به کسانی که مدرک کارشناسی ارشد و دکتری دارند و در کنار مدرک چندین سال سابقه کار در ترجمه متون تخصصی دارند می سپارند که علاوه بر این ها کار ترجمه خود را با دو هفته ضمانت تحویل می دهند زیرا کیفیت ترجمه مقاله ها طوری است که می شود از آن ها در کنفرانس ها و در ژورنال ها استفاده کنند

ترجمه نقره ای

اگر یک ترجمه ارزان قیمت می خواهید و همین طور کیفیت کار تا نسبت قابل توجهی برایتان مهم است مثلا می خواهید این ترجمه را در رشته های تخصصی و یا پروژه های دانشگاهی استفاده کنید از این نوع مترجم آنلاین نقره ای استفاده کنید و لازم است با بیان این نکته خیال شما را راحت کنم که این نوع ترجمه حدود یک هفته ضمانت دارد

ترجمه برنزی

این نوع ترجمه به خاطر ارزان بودن معمولا بین دانشجویان بسیار محبوب است زیرا می شود این ترجمه را با بودجه ی پایین نیز انجام دهید و معمولا متونی که عمومی و غیر تخصصی هستند را ترجمه کنید و کار چندان سختی نیز نیست با این که این نوع ترجمه مقاله ارزان هست باز هم این کار با چند روز ضمانت انجام می شود تا اطمینان خاطری برای شما باشد . درست است که این ترجمه ارزان تر است اما این دلیلی بر پایین بودن کیفیت کار ندارد

ترجمه مقاله دانشجویی

اگر شما یک دانشجو هستید پس حتما برای یک بار هم که شده گذرتان به ترجمه ی مقاله افتاده است و اگر رشته تان زبان خارجی باشد خب با ترجمه های تخصصی تری سر و کار داشته اید ممکن است شما بنا بر رشته ی تحصیلی تان در دوره ی کارشناسی زیاد هم درگیر ترجمه مقاله نشوید و یا یک سری مقاله های معمولی به شما داده باشند که با دانش شما و یا مترجم آنلاین و دیکشنری آن ها را حل کرده باشید اما هر چه به مقاطع بالا تر بروید ناچار به انجام این کار می شوید و معمولا تعداد کمز از دانشجو های زرنگ ما هستند که با تخصص خود و با کمک‌ دیکشنری می توانند ترجمه متن را از فارسی به انگلیسی و یا از انگلیسی به فارسی ترجمه کنید زیرا معمولا کلمات تخصصی در این مقاله ها است که ترجمه آن ها کار دشواری است

ترجمه ارزان قیمت

اگر برای ترجمه مقاله هایتان مجبور به کمک خواستن از مترجم ها شدید و یک ترجمه ارزان قیمت می خواهید ترجمه های دانشجویی را انتخاب کنید زیرا این ترجمه ها ارزان قیمت هستند و معمولا دانشجو های مترجمی زبان و یا مترجم هایی که فارق التحصیل شده اند اما تجربه ی کاری کم تری دارند آن را برای شما انجام می دهند و این ارزان قیمتی و یا کم کار بودن مترجم ها به این معنا نیست که کیفیت ترجمه آن ها پایین است بر عکس ان ها یک متن با موضوع و عنوان عمومی را قابل فهم برای شما ترجمه می کنند و تحویل شما می دهند.

ترجمه تخصصی چیست و چگونه انجام می شود

ترجمه تخصصی ترجمه ای است که معمولا مترجم به صورت کامل به زبان مورد نظر تسلط دارد علاوه بر تسلط بر زبان به موضوع و متن مقاله نیز تسلط دارد و این‌ ‌کار کیفیت ترجمه را تا حد چشم گیری بالا می برد و معمولا ترجمه این متون تخصصی با گارانتی و ضمانت کیفیت انجام می شود و آن را در زمان مقرر به شما تحویل می دهند و قیمت این ترجمه های تخصصی بر اساس تعداد کلمه ها ، زبان مبدا و مقصد ،زمان تحویل و کیفیت ترجمه متن بستگی دارد و این نوع ترجمه از دیگر ترجمه ها گران قیمت تر است.

ترجمه متن تخصصی ،ترجمه نامه اداری خارجی را به ما بسپارید

معمولا برای کار ترجمه مقاله، نگارش نامه های اداری به زبان های خارجی اگر آن زبان مورد نظر زبان انگلیسی باشد چون طرفدار های زیادی دارد به طبع افراد زیادی هم هستند که به دنبال یاد گیری این زبان رفتند و می توانند کار های خود را برای ترجمه و نوشتن نامه انجام دهند اما بعضی دیگر از زبان ها مانند آلمانی، فرانسوی، عربی و … را کم تر کسانی بلد هستند و برا ترجمه متنی که در دست دارند و یا برای نوشتن نامه به این زبان ها به مترجم نیاز دارند پس شرکت های متعددی تاسیس شدند که ترجمه مقاله، نوشتن نامه های اداری خارجی و … به هر زبانی که باشد را انجام می دهند ما در این مقاله می خواهیم سایت Isyar.ir را به شما معرفی کنیم که تمام کار های شما را حال می خواهد ترجمه مقاله، ترجمه کتاب، ترجمه وب سایت، ترجمه چند رسانه ای و .. را با نازل ترین قیمت و بالا ترین کیفیت خدمات را به شما عرضه می کنند هم چنین از این سایت به عنوان یک مترجم آنلاین می توانید استفاده کنید زیرا این سایت به صورت ۲۴ ساعته خدمات را به مشتریان عزیز ارائه می دهد.

امکاناتی که این سایت در اختیار شما قرار می دهد

برای دسترسی به این سایت تنها کافی است بر روی لینک این شرکت را لمس کنید و وارد سایت شوید و پس از این که ثبت نام کردید و پروژه مورد نظرتان را ثبت کردید می توانید از بین مترجم های شرکت بهترین آن ها را از نظر خود انتخاب کنید و مطمئن باشید که تمام مترجم های ما سابقه های طولانی و درخشانی دارند و پس از انتخاب مترجم مورد نظر می توانید تا زمانی که پروژه را به شما تحویل می دهند با مدیران پروژه و مترجم در ارتباط باشید و از سرعت و کیفیت کار با خبر شوید و در نهایت پروژه خود را کیفیت عالی تحویل بگیرید و باشد که این همکاری ما با شما شروع همکاری های بعدی باشد.

نمونه متن نامه رسمی به زبان انگلیسی

[DATE]

Dear [RECIPIENT NAME]

On behalf of our company, [YOUR COMPANY NAME], I would like to thank you that you have chosen our company to present and propose to you our services [PRODUCT/SERVICES].

After due consideration of your company’s current needs and plans, we have come up with a comprehensive proposal and plan which will best serve your interests. The terms of this proposal are perfectly tailored to fit your business context and needs. Rest assured that we will charge you with flexible and reasonable rates.

In line with the foregoing relevant points, this proposal shall showcase how the company functions as a business, the various services that it offers to its clients, the proposed execution and implementation plan, the schedule of fees, the payment terms and conditions, and etc.

If you have inquiries or concerns about the terms that we are offering, you can contact me with this number [YOUR PHONE NUMBER] or email me at [YOUR EMAIL ID]. We also want to hear more about your suggestions and recommendations. We’re hoping for your positive response.

Regards,

[YOUR SIGNATURE]

[YOUR NAME]